Papierloses Expense Management

Smartphone App

Mittels mobiler App scannen Mitarbeiter ihre Belege und senden ihre Abrechnungen mit dieser direkt an den Genehmiger.

Online Web-Applikation

Als Genehmiger nutzen Sie die Web-Applikation um Abrechnungen freizugeben und zu exportieren. Verwalten Sie Benutzer & Arbeitsprozesse vom zentralen Declaree Dashboard aus.

Back-Office Integration

Verbinden Sie Declaree mit Ihrem ERP bzw. Ihrer Buchhaltungs-Software und buchen Sie die Ausgaben automatisch in die richtigen Kreditoren, Konten und Bücher.

Belege sofort erfassen

Mitarbeiter können Ausgaben von unterwegs aus einscannen. Sollte einmal keine Verbindung zum Internet bestehen, werden die Ausgaben lokal gespeichert und später synchronisiert. Sobald Ausgaben vom Vorgesetzten freigegeben oder abgelehnt werden, ist der Status direkt in der App sichtbar. So haben Ihre Mitarbeiter ihre Reisekosten-, Spesen- und Belege-Abrechnungen immer im Blick.

Um Ihre Mitarbeiter bei der Einreichung von Belegen zu unterstützen, können individuelle Business-Rules hinterlegt werden. So werden diese automatisch darauf hingewiesen wenn Ausgaben nicht den Richtlinien entsprechen.

Datenschutz

Wir legen hohen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und die Ihrer Mitarbeiter. Wir folgen Leitsätzen welche auf den Sicherheitsstandards von ISO 27001, SAS 70 und PCI-DSS basieren. Außerdem sichern wir alle digitalisierten Belege für mindestens 10 Jahre auf Servern innerhalb der EU. Die digitalen Belege sind stets strikt von den Nutzerdaten getrennt.

Automatisches Kilometergeld

Fügen Sie ganz einfach Kilometergeld hinzu, indem Sie die Landkarte und vordefinierte Pauschalen nutzen. Genau wie andere Kosten auch, können Sie Kilometergeld leicht kategorisieren oder einem bestimmten Projekt zuordnen.

Projekte und Kategorien

Einfach gestaltete Kategorien und die Verbindung zur Backoffice-Software gewährleisten, dass Mitarbeiter von Anfang an ihre Ausgaben den richtigen Kategorien zuordnen.

Definieren Sie Buchungskonten und Costcenter, damit Ausgaben automatisch den entsprechenden Konten zugeordnet werden.

Kreditkarten

Ordnen Sie Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte zu. Declaree gleicht automatisch die Transaktionen der Kartenabrechnung mit allen eingereichten Ausgaben Ihrer Mitarbeiter ab.

Einblick in alle Ausgaben

Flexible Grafiken vermitteln einen klaren Überblick über alle Ausgaben. Sie können so zum Beispiel die meist genutzten Kostenstellen herauszufiltern, die Kostenstellen mit den höchsten Ausgaben identifizieren und das Ausgabeverhalten von einzelnen Abteilungen analysieren. Außerdem ist es möglich unterschiedliche Zeiträumen untereinander zu vergleichen.

… und viele weitere Features

  • Klare Arbeitsprozesse
  • Sämtliche Währungen
  • Editierbare Pauschalen
  • Sofortige Digitalisierung
  • Eindeutige Buchungsprotokolle
  • Online-Handbücher und Erklärvideos
  • Individuelle Business-Rules
  • Flexible und aussagefähige Datenanalysen
  • Kostenstellen auf verschiedenen Ebenen
  • Automatische Währungsumrechnung
  • Gruppen- und Rollen-Verwaltung
  • Single Sign-on mit bestehendem Mitarbeiteraccount
  • Maßgeschneiderte Reports
  • Eigene Tariftabellen
  • Einfache Mehrwertsteuer-Registrierung
  • Entspricht den Steuergesetzen des jeweiligen Landes